Cách để có hóa đơn điện tử cấp cho người mua khi người bán đã xin tạm ngừng kinh doanh

Trong hoạt động kinh doanh, việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là một nghĩa vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về thuế.
Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh nhưng vẫn có nhu cầu xuất hóa đơn để thực hiện các hợp đồng đã ký trước đó.
Vậy trong tình huống này, người bán có thể xin cấp hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết sau đây sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý, cách thức thực hiện và tổng hợp các biểu mẫu liên quan để người nộp thuế có thể áp dụng đúng quy định.

1. Người bán tạm ngừng kinh doanh có phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định rất rõ. Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi tạm ngừng hoạt động thì bắt buộc phải ngừng sử dụng toàn bộ các loại hóa đơn điện tử, bao gồm:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Điều này có nghĩa là, ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận tạm ngừng kinh doanh, người bán sẽ không còn quyền phát hành hoặc sử dụng hóa đơn điện tử như trước. Nếu vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn trái quy định, người bán có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn theo các nghị định hiện hành.

Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có những tình huống phát sinh, đặc biệt là với các hợp đồng kinh tế đã ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh. Trong trường hợp này, pháp luật có quy định ngoại lệ cho phép người bán vẫn được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và tính hợp pháp của giao dịch.

2. Cách để có hóa đơn điện tử cấp cho người mua khi người bán đã xin tạm ngừng kinh doanh

Để xử lý tình huống đặc biệt này, khoản 4 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã có hướng dẫn cụ thể. Theo đó, nếu người bán trong thời gian tạm ngừng kinh doanh nhưng cần xuất hóa đơn cho người mua để hoàn tất nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký trước khi ngừng kinh doanh, thì sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Quy trình cấp hóa đơn điện tử trong trường hợp này được hướng dẫn chi tiết tại Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025, bao gồm 4 bước cơ bản:

Bước 1: Nộp đề nghị cấp hóa đơn điện tử

Người nộp thuế cần gửi Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT – Phụ lục IA Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Việc nộp có thể thực hiện theo hai hình thức:

Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử (HĐĐT-CTĐT) nếu có chữ ký số hoặc tài khoản đăng nhập.
Nộp trực tiếp bằng bản giấy tại cơ quan thuế quản lý.

Ngay khi tiếp nhận, hệ thống hoặc công chức thuế sẽ kiểm tra thông tin. Nếu nộp trực tuyến, hệ thống sẽ phản hồi tự động trong vòng 15 phút để xác nhận hồ sơ đã được tiếp nhận.

Bước 2: Đối chiếu thông tin

Trong vòng 01 ngày làm việc, công chức thuế có trách nhiệm đối chiếu thông tin trên mẫu đơn đề nghị với hồ sơ khai thuế và chứng từ nộp thuế của người bán. Việc này nhằm đảm bảo rằng nghĩa vụ thuế liên quan đến hợp đồng đã ký được thực hiện đầy đủ trước khi cấp hóa đơn.

Bước 3: Phê duyệt hồ sơ

Sau khi kiểm tra và xác nhận người nộp thuế đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính, công chức thuế sẽ trình lãnh đạo cơ quan thuế phê duyệt hồ sơ. Nếu người bán chưa nộp thuế hoặc khai sai thông tin, hồ sơ sẽ bị từ chối và cơ quan thuế sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ và tài khoản cho người nộp thuế (nếu chưa có) để có thể lập hóa đơn trực tuyến.

Bước 4: Cấp mã và phát hành hóa đơn điện tử

Người nộp thuế sử dụng tài khoản được cấp để đăng nhập vào hệ thống và lập hóa đơn điện tử. Công chức thuế sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin. Nếu khớp đúng, hệ thống sẽ tự động cấp mã cho hóa đơn. Ngược lại, nếu có sai sót, hồ sơ sẽ bị từ chối và yêu cầu người bán lập lại.

Như vậy, dù đang trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, người bán vẫn có thể hợp pháp phát hành hóa đơn điện tử để đáp ứng yêu cầu của người mua, với điều kiện chỉ áp dụng cho các hợp đồng ký trước ngày tạm ngừng và phải thông qua quy trình xét duyệt của cơ quan thuế.

3. Tổng hợp biểu mẫu hóa đơn, chứng từ mới nhất năm 2025

Để thuận tiện cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử, dưới đây là một số mẫu biểu quan trọng ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo về hóa đơn điện tử đã lập sai.
Mẫu số 06/ĐN-PSĐT: Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
Mẫu số 01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Mẫu số 01/BK-ĐCTT: Bảng kê hóa đơn điện tử đã lập sai.

Việc sử dụng đúng biểu mẫu không chỉ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng mà còn tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.

4. Ý nghĩa của việc cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Quy định cho phép cấp hóa đơn điện tử khi người bán đã tạm ngừng kinh doanh nhưng vẫn cần hoàn tất nghĩa vụ với các hợp đồng trước đó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng:

Đảm bảo quyền lợi cho người mua: Người mua có đầy đủ hóa đơn hợp pháp để hạch toán chi phí, kê khai thuế đầu vào.
Bảo vệ quyền lợi cho người bán: Tránh tranh chấp hợp đồng và giữ uy tín với khách hàng.
Tuân thủ pháp luật: Việc xuất hóa đơn theo quy trình của cơ quan thuế giúp hạn chế rủi ro vi phạm hành chính.
Tăng cường tính minh bạch: Mọi giao dịch đều được ghi nhận và kiểm soát qua hệ thống điện tử.

Kết luận

Người bán khi tạm ngừng kinh doanh bắt buộc phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để xử lý các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng, pháp luật cho phép xin cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh. Quy trình này tuy chặt chẽ nhưng đảm bảo công bằng, minh bạch và quyền lợi cho cả người mua lẫn người bán.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quản lý thuế. Do đó, việc nắm rõ các quy định và thủ tục liên quan sẽ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh chủ động, tránh rủi ro pháp lý, đồng thời duy trì sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói