Doanh Nghiệp Phải Đăng Ký Lại Con Dấu Do Sáp Nhập Từ 01/7/2025

Việc sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp xã, cấp tỉnh đang diễn ra trên cả nước từ ngày 01/7/2025, theo các Nghị quyết của Quốc hội. Quá trình này dẫn đến thay đổi tên địa giới hành chính, từ đó kéo theo nhiều hệ quả pháp lý – trong đó có việc các doanh nghiệp, tổ chức phải đăng ký lại con dấu, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù.

Vậy doanh nghiệp nào phải đăng ký lại? Thủ tục ra sao? Có bắt buộc phải đổi giấy phép kinh doanh không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ và chuẩn bị kịp thời để tránh vi phạm hành chính hoặc gián đoạn hoạt động doanh nghiệp.

1. Doanh nghiệp nào phải đăng ký lại con dấu từ 01/7/2025?

Theo Công văn số 4379/C06-P2 năm 2025 của Bộ Công an, các tổ chức sau bắt buộc phải thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu nếu bị ảnh hưởng bởi việc sáp nhập địa giới hành chính:

Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoạt động theo các luật sau:

Luật Công chứng 2024
Luật Luật sư 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2012)
Luật Giám định tư pháp 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020)
Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022
Luật Chứng khoán 2019

Đây là những lĩnh vực yêu cầu cao về tính chính xác, thống nhất thông tin hành chính, trong đó con dấu đóng vai trò xác minh địa chỉ, tư cách pháp nhân, nên khi địa danh hành chính thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật để đảm bảo hợp pháp.

Ví dụ:

Một văn phòng luật sư đặt tại “Phường A, Quận X” trước ngày 01/7/2025, nhưng sau sáp nhập, địa danh mới là “Phường B, Thành phố Y” – nếu trên con dấu vẫn thể hiện tên cũ thì bị xem là sai lệch thông tin, cần đăng ký lại mẫu dấu với tên địa chỉ đúng.

2. Cơ sở pháp lý yêu cầu đăng ký lại con dấu

Việc đăng ký lại con dấu được căn cứ vào nhiều văn bản quan trọng, gồm:

Nghị quyết 190/2025/QH15 về tổ chức lại bộ máy nhà nước
Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh
Các Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về sáp nhập cấp xã
Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
Công văn 4379/C06-P2/2025 của Bộ Công an hướng dẫn đăng ký lại con dấu
Công văn 2822/BCA-C06/2025 về mẫu dấu mới áp dụng từ 01/7/2025

Bộ Công an (Cục C06) là cơ quan trực tiếp quản lý việc cấp và đăng ký mẫu con dấu cho doanh nghiệp.

3. Tại sao cần phải đăng ký lại con dấu?

Không đơn thuần là một thủ tục hành chính, con dấu là phương tiện pháp lý đại diện cho doanh nghiệp trong ký kết hợp đồng, hồ sơ pháp lý, giao dịch hành chính và các văn bản nội bộ – đặc biệt với các ngành nghề như luật, công chứng, bảo hiểm…

Nếu con dấu thể hiện địa chỉ hành chính cũ, sau khi địa danh đó đã sáp nhập hoặc đổi tên, sẽ dẫn đến:

Tài liệu bị coi là không hợp lệ
Khó khăn trong giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc đối tác
Nguy cơ bị xử phạt hành chính nếu cố tình không cập nhật

Do đó, việc đăng ký lại mẫu con dấu là bắt buộc, không chỉ đảm bảo pháp lý mà còn giúp tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động.

4. Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu gồm những gì?

Doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, nêu rõ:

Tên đơn vị sử dụng dấu (công ty mẹ, chi nhánh hoặc VPĐD)
Lý do đăng ký lại dấu (do thay đổi địa giới hành chính sau sáp nhập)
Người được ủy quyền thực hiện thủ tục (kèm thông tin liên hệ)

2. Mẫu con dấu mới theo hướng dẫn tại Công văn 2822/BCA-C06/2025: đảm bảo đúng kích thước, font chữ, nội dung địa chỉ mới.

3. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương

4. Giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND) của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền

5. Quyết định thành lập/hoặc giấy tờ chứng minh về đơn vị bị ảnh hưởng bởi sáp nhập địa phương

Hồ sơ nộp tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của đơn vị.

5. Doanh nghiệp có phải đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không?

Đây là câu hỏi phổ biến của nhiều doanh nghiệp sau khi địa danh phường, xã, tỉnh bị sáp nhập.

Theo quy định hiện hành:

Doanh nghiệp KHÔNG bắt buộc phải thay đổi thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu trụ sở thực tế không thay đổi.
Tuy nhiên, nếu muốn thống nhất thông tin trên giấy phép và con dấu, hoặc tránh nhầm lẫn khi giao dịch với đối tác/cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật địa chỉ đăng ký theo thủ tục thay đổi trụ sở tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh không tốn lệ phí nếu chỉ thay đổi tên hành chính (do sáp nhập), và cũng không ảnh hưởng đến mã số thuế, tên công ty hoặc hợp đồng đã ký trước đó.

6. Những lưu ý khi thực hiện đăng ký lại con dấu

Để đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý:

Nộp đúng mẫu con dấu mới theo quy chuẩn của Bộ Công an (không tự ý thiết kế).
Không sử dụng con dấu cũ sau ngày 01/7/2025 nếu đã bị thay đổi địa danh trên dấu.
Bảo quản con dấu theo quy định nội bộ (quy chế công ty, điều lệ, phân quyền rõ ràng).
Thông báo sử dụng con dấu mới đến các bên liên quan: ngân hàng, đối tác, cơ quan nhà nước, hệ thống kê khai thuế, bảo hiểm, chữ ký số, v.v.

7. Kết luận

Việc đăng ký lại con dấu do sáp nhập địa phương không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là hành động bảo vệ chính doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý, thủ tục trong quá trình vận hành, đặc biệt với các lĩnh vực yêu cầu cao về xác thực và tính hợp pháp như công chứng, luật sư, chứng khoán, bảo hiểm.

Hãy rà soát lại địa chỉ của đơn vị, con dấu hiện tại và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để đăng ký lại con dấu đúng thời hạn quy định.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói