Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử 2025 Thành Hóa Đơn Giấy

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu thế tất yếu trong thời đại số hóa. Tuy nhiên, trong một số tình huống đặc thù, doanh nghiệp vẫn có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử 2025 thành hóa đơn giấy để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định pháp lý mới nhất và những lưu ý quan trọng khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn.

I. Khi Nào Được Phép Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Thành Hóa Đơn Giấy?

Trước hết, điều quan trọng là phải xác định doanh nghiệp có được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy hay không. Việc chuyển đổi chỉ được thực hiện trong các trường hợp cụ thể và phải tuân thủ quy định của pháp luật.

Theo Khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hai trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy:

Thứ nhất, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính mà yêu cầu phải có hóa đơn giấy phục vụ cho công tác nội bộ như kế toán, lưu trữ hoặc đối chiếu.

Thứ hai, khi có yêu cầu từ các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, điều tra,... trong quá trình làm việc, doanh nghiệp buộc phải cung cấp bản hóa đơn giấy để phục vụ mục đích quản lý.

Lưu ý: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy không áp dụng theo yêu cầu thông thường của khách hàng, trừ khi hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

II. Điều Kiện Để Được Phép Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Thành Hóa Đơn Giấy

Sau khi xác định đúng trường hợp được chuyển đổi, bước tiếp theo là đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi chỉ hợp pháp nếu thỏa mãn ba điều kiện sau:

Thứ nhất, hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải là hợp pháp, tức là được lập và phát hành đúng quy định, có đầy đủ thông tin, không vi phạm các nguyên tắc về hóa đơn chứng từ.

Thứ hai, hóa đơn thuộc một trong các trường hợp được phép chuyển đổi như đã nêu ở mục I.

Thứ ba, nội dung thể hiện trên hóa đơn giấy phải khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử gốc. Doanh nghiệp không được phép chỉnh sửa, bổ sung hoặc lược bỏ bất kỳ thông tin nào trong quá trình chuyển đổi.

III. Hiệu Lực Của Hóa Đơn Giấy Sau Khi Chuyển Đổi

Một điểm mà nhiều doanh nghiệp thường hiểu lầm là giá trị pháp lý của hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Trên thực tế, hiệu lực của hóa đơn giấy này không giống với hóa đơn điện tử gốc.

Theo Khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ kế toán, phục vụ mục đích đối chiếu hoặc làm bằng chứng khi cần thiết. Hóa đơn này không có giá trị trong giao dịch, thanh toán, ngoại trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Do đó, các doanh nghiệp cần cẩn trọng khi sử dụng bản hóa đơn giấy đã chuyển đổi, tránh nhầm lẫn với hóa đơn hợp lệ trong các giao dịch thương mại, hợp đồng hay thanh toán công nợ.

IV. Trường Hợp Phải Thay Đổi Nội Dung Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Năm 2025

Bên cạnh việc chuyển đổi hóa đơn, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc thay đổi này cần được thực hiện đúng thủ tục để tránh bị xử phạt hành chính.

Theo hướng dẫn mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số trường hợp phải thay đổi đăng ký bao gồm:

Thay đổi thông tin người nộp thuế như mã số thuế, người đại diện pháp luật, địa chỉ email, số CCCD, hộ chiếu...
Thay đổi loại hình hóa đơn sử dụng: có mã, không mã, hoặc hóa đơn từ máy tính tiền.
Chuyển đổi đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc hình thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Thay đổi loại hóa đơn: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tích hợp biên lai,...
Cập nhật thông tin liên quan đến đơn vị phụ thuộc, đơn vị truyền nhận hoặc tổ chức được ủy nhiệm phát hành hóa đơn.

Việc đăng ký thay đổi phải thực hiện kịp thời, đúng mẫu biểu quy định, và được xác nhận bởi cơ quan thuế quản lý.

V. Các Loại Hóa Đơn Được Áp Dụng Hiện Nay (Cập Nhật Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP)

Để doanh nghiệp lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với ngành nghề và phương pháp kê khai thuế, cần nắm rõ các loại hóa đơn đang được áp dụng theo quy định pháp luật.

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hệ thống hóa đơn hiện hành bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
Hóa đơn điện tử thương mại: Sử dụng cho giao dịch bán hàng qua mạng, sàn thương mại điện tử.
Hóa đơn bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia.
Tem, vé, thẻ, phiếu thu, chứng từ vận tải và ngân hàng có giá trị như hóa đơn theo quy định riêng.
Chứng từ được in và sử dụng như hóa đơn: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý...

Sự phân loại rõ ràng này giúp doanh nghiệp sử dụng đúng loại hóa đơn, tránh sai sót trong khai báo và hạch toán thuế.

VI. Khuyến Nghị Cho Doanh Nghiệp Khi Chuyển Đổi Hóa Đơn

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có, doanh nghiệp nên ghi nhớ những khuyến nghị quan trọng sau:

Chỉ chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp thật sự cần thiết và hợp pháp.
Không sử dụng hóa đơn chuyển đổi để giao dịch thương mại hoặc thanh toán, nếu không phải hóa đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn định dạng và thời gian, đồng thời sử dụng phần mềm hóa đơn được cơ quan thuế công nhận.
Cập nhật thường xuyên văn bản pháp luật mới liên quan đến hóa đơn, để đảm bảo tuân thủ trong suốt quá trình hoạt động.

Kết Luận

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử 2025 thành hóa đơn giấy là vấn đề pháp lý đòi hỏi sự hiểu biết cặn kẽ và thực hiện đúng quy trình. Nếu doanh nghiệp chủ quan hoặc áp dụng không đúng trường hợp, có thể dẫn đến việc hóa đơn bị vô hiệu, bị phạt hành chính hoặc gặp khó khăn trong thanh kiểm tra thuế. Do đó, hãy chủ động tìm hiểu, rà soát hệ thống hóa đơn của đơn vị mình để đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói