Thủ tục, hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty

 

Hồ sơ cần chuẩn bị khi chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty

Theo quy định pháp luật hiện hành, khi làm thủ tục hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

• Được lập theo mẫu quy định tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

• Thể hiện rõ loại hình công ty dự định thành lập: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần.

• Điều lệ công ty

• Ghi nhận các nội dung cơ bản: tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên.

• Điều lệ phải có chữ ký của chủ sở hữu hoặc các thành viên/cổ đông sáng lập.

• Danh sách thành viên hoặc cổ đông

• Bắt buộc với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

• Kèm theo giấy tờ pháp lý của từng thành viên/cổ đông.

• Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ hộ kinh doanh và các thành viên góp vốn: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Bản gốc hoặc bản sao hợp lệ để nộp kèm theo hồ sơ.

• Các tài liệu khác (nếu có)

• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu cần chứng minh địa chỉ).

• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải chủ hộ trực tiếp thực hiện).

Quy trình nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, chủ hộ kinh doanh cần:

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.

• Theo dõi quá trình xử lý và bổ sung nếu được yêu cầu.

• Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Những lưu ý quan trọng khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty

Lựa chọn loại hình công ty phù hợp

Bước đầu tiên khi chuyển đổi là xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp: công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, hoặc công ty cổ phần.

• Nếu muốn duy trì quyền kiểm soát tuyệt đối, công ty TNHH một thành viên là lựa chọn tối ưu.

• Nếu có nhiều người cùng góp vốn, nên chọn công ty TNHH hai thành viên trở lên.

• Nếu định hướng phát triển quy mô lớn, cần huy động vốn linh hoạt thì công ty cổ phần là phù hợp nhất.

Hoàn tất nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh

Trước khi đăng ký thành lập công ty mới, hộ kinh doanh phải quyết toán đầy đủ các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng.

Các điểm cần lưu ý:

• Hoàn thành nghĩa vụ thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân (nếu có).

• Xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

• Nếu còn nợ thuế, hồ sơ chuyển đổi có thể bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Chuẩn bị điều lệ công ty minh bạch

Điều lệ công ty là “xương sống” pháp lý của doanh nghiệp.

 Một số lưu ý khi xây dựng điều lệ:

• Xác định rõ tỷ lệ góp vốn, quyền và nghĩa vụ của từng thành viên/cổ đông.

• Quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức quản lý, chế độ ra quyết định.

• Thêm điều khoản giải quyết tranh chấp nội bộ để tránh xung đột trong quá trình vận hành.

Đăng ký các thông tin pháp lý bắt buộc

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố pháp lý đi kèm:

• Tên công ty: Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.

• Địa chỉ trụ sở chính: Phải rõ ràng, hợp pháp, không đặt ở chung cư (trừ trường hợp được phép kinh doanh).

• Ngành nghề kinh doanh: Lựa chọn chính xác theo hệ thống ngành nghề quốc gia.

• Vốn điều lệ: Cân nhắc mức vốn phù hợp, vừa đảm bảo uy tín, vừa hạn chế rủi ro pháp lý.

Thủ tục sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Không ít chủ hộ kinh doanh nghĩ rằng chỉ cần nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là đã hoàn tất thủ tục. Thực tế, sau đó cần tiến hành thêm một số bước:

• Khắc và thông báo mẫu dấu công ty.

• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

• Kê khai và nộp thuế môn bài cho công ty mới thành lập.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói giá rẻ – Có nên lựa chọn không?

Thủ tục thành lập công ty TNHH tại Việt Nam năm 2025 (Chi tiết A–Z)

Câu hỏi thường gặp về thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty

Có thể chuyển hộ kinh doanh sang công ty TNHH một thành viên không?

Có. Chủ hộ hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH một thành viên nếu muốn duy trì quyền sở hữu và kiểm soát toàn bộ hoạt động. Đây là lựa chọn phù hợp cho những cá nhân muốn mở rộng quy mô nhưng chưa cần thêm thành viên góp vốn.

Sau khi chuyển đổi có được giữ mã số thuế cũ không?

Thông thường, khi chuyển đổi, công ty sẽ được cấp mã số thuế mới. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể chấp nhận cho doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mã số thuế cũ của hộ kinh doanh để thuận tiện cho việc quản lý. Chủ hộ nên liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Hộ kinh doanh nợ thuế có chuyển đổi sang công ty được không?

Nếu hộ kinh doanh còn nợ thuế, việc chuyển đổi sẽ gặp khó khăn vì cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi cấp phép. Do đó, chủ hộ cần thực hiện đầy đủ việc nộp thuế và xử lý các khoản nợ phát sinh trước khi nộp hồ sơ chuyển đổi.

Nên chọn công ty TNHH hay công ty cổ phần khi chuyển đổi?

Điều này phụ thuộc vào mục tiêu phát triển. Nếu bạn muốn quản lý đơn giản, ít thành viên, nên chọn công ty TNHH. Nếu định hướng gọi vốn, phát hành cổ phần và mở rộng quy mô lớn, công ty cổ phần là lựa chọn tối ưu.

Có bắt buộc phải chấm dứt hộ kinh doanh trước khi chuyển đổi không?

Không nhất thiết phải chấm dứt ngay. Chủ hộ có thể tiến hành thủ tục chuyển đổi trực tiếp sang công ty. Tuy nhiên, sau khi nhận giấy phép đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ không còn giá trị pháp lý và phải thông báo chấm dứt hoạt động với cơ quan đăng ký.

Như vậy, việc nắm vững thủ tục, hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty chi tiết sẽ giúp bạn chủ động trong quá trình chuẩn bị, tiết kiệm thời gian và nhanh chóng đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động hợp pháp. Đây là bước ngoặt quan trọng giúp hộ kinh doanh nâng tầm thương hiệu, tạo cơ sở pháp lý vững chắc và mở rộng cơ hội hợp tác trong tương lai. 

Liên hệ ngay Viện Kế Toán Việt Nam để được tư vấn & hỗ trợ trọn gói thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty.

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Văn phòng: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Hotline: 0916 636 419
Fanpage: Viện Kế Toán Việt Nam - www.vienketoan.vn
 

>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói