Hướng dẫn thủ tục cắt giảm người phụ thuộc trên phần mềm HTKK năm 2025

Từ năm 2025, Tổng cục Thuế tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thuế, đặc biệt là phần mềm HTKK – công cụ hỗ trợ kê khai và điều chỉnh thuế TNCN hiệu quả. Trong đó, cắt giảm người phụ thuộc là bước quan trọng để cập nhật đúng dữ liệu giảm trừ gia cảnh. Bài viết dưới đây của Viện Kế Toán sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục cắt giảm người phụ thuộc trên phần mềm HTKK năm 2025, giúp người nộp thuế thao tác chính xác và tiết kiệm thời gian.

Cơ sở pháp lý về việc cắt giảm người phụ thuộc

Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc được quy định tại:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, quy định về nghĩa vụ khai, nộp và điều chỉnh thông tin thuế của cá nhân, tổ chức.
Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế;
Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký thuế, trong đó có nội dung về đăng ký và thay đổi thông tin người phụ thuộc.
Thông tư 111/2013/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi, bổ sung) quy định cụ thể về giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc trong thuế TNCN.
Và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế về sử dụng phần mềm HTKK.

Theo quy định, khi người phụ thuộc không còn đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh (ví dụ: đã đi làm, có thu nhập, hoặc không còn sống cùng người nộp thuế), cá nhân phải thực hiện thủ tục cắt giảm trong thời gian sớm nhất để đảm bảo kê khai thuế TNCN đúng thực tế.

>> Xem thêm: Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc năm 2025: Hướng dẫn chi tiết

Chấm Dứt Việc Thu, Nộp Lệ Phí Môn Bài Từ Ngày 01 Tháng 01 Năm 2026 Có Đúng Không?

Khi nào cần cắt giảm người phụ thuộc?

Người nộp thuế cần thực hiện cắt giảm người phụ thuộc trong các trường hợp sau:

Người phụ thuộc đã có thu nhập vượt mức quy định được giảm trừ;
Người phụ thuộc thay đổi tình trạng nhân thân (đi làm, kết hôn, qua đời...);
Người nộp thuế chuyển nơi làm việc hoặc không còn chi trả thu nhập cho người phụ thuộc đã đăng ký;
Hết thời hạn nuôi dưỡng đối với con hoặc người thân được giảm trừ.

Việc cập nhật thông tin cắt giảm đúng thời điểm giúp tránh bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính khi quyết toán thuế cuối năm.

Hướng dẫn thủ tục cắt giảm người phụ thuộc trên phần mềm HTKK năm 2025

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK phiên bản mới nhất

Mở phần mềm HTKK 2025 trên máy tính.
Chọn MST (mã số thuế) của tổ chức hoặc cá nhân cần kê khai.
Kiểm tra xem đã cập nhật phiên bản HTKK mới nhất chưa (Tổng cục Thuế thường xuyên nâng cấp).

Bước 2: Chọn tờ khai phù hợp

Vào menu “Thuế thu nhập cá nhân” → “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” → “Cắt giảm”.
Chọn “Tờ khai cắt giảm người phụ thuộc” (mẫu 20-ĐK-TH-TCT) theo quy định.

Bước 3: Nhập thông tin người phụ thuộc cần cắt giảm

Ghi rõ: Họ tên, mã số thuế của người phụ thuộc, quan hệ, thời điểm cắt giảm.
Đảm bảo thời điểm cắt giảm trùng khớp với thời gian người phụ thuộc không còn đủ điều kiện.

Bước 4: Kiểm tra và kết xuất tờ khai

Sau khi nhập xong, nhấn “Ghi” → “Kết xuất XML” để tạo file tờ khai.
Kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin để tránh sai lệch dữ liệu.

Bước 5: Gửi tờ khai qua Cổng Thuế điện tử (eTax)

Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng MST.
Chọn mục “Kê khai thuế” → “Nộp tờ khai”.
Tải file XML vừa xuất từ HTKK lên hệ thống và gửi đi.
Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ thông báo trạng thái “Đã tiếp nhận”.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ

Lưu bản mềm (file XML) và bản in tờ khai cắt giảm để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện cắt giảm người phụ thuộc

1. Thời hạn thực hiện

Người nộp thuế phải khai ngay trong tháng phát sinh thay đổi để tránh bị truy thu hoặc xử phạt.

2. Khai đúng thời điểm cắt giảm

Thời điểm cắt giảm được tính từ tháng người phụ thuộc hết điều kiện giảm trừ (ví dụ: tháng người đó bắt đầu có thu nhập).

3. Cập nhật phần mềm HTKK mới nhất

Luôn sử dụng phiên bản HTKK mới để tránh lỗi nộp tờ khai hoặc lệch dữ liệu khi gửi qua cổng thuế.

4. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Giữ bản cứng và bản mềm tờ khai cùng chứng từ chứng minh người phụ thuộc ít nhất 05 năm để phục vụ kiểm tra.

5. Phối hợp giữa doanh nghiệp và cá nhân

Kế toán doanh nghiệp và người lao động cần cập nhật thông tin thống nhất để tránh trùng hoặc sót dữ liệu khi kê khai thuế.

>> Xem thêm: Viện Kế Toán - Giới thiêu về viện kế toán

Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

Khi nào phải thực hiện cắt giảm người phụ thuộc?

Ngay trong tháng người phụ thuộc không còn đủ điều kiện giảm trừ, ví dụ: bắt đầu có thu nhập, đi làm, kết hôn...

Cắt giảm người phụ thuộc có cần nộp hồ sơ giấy không?

Không. Từ năm 2025, thủ tục thực hiện hoàn toàn trên phần mềm HTKK, chỉ cần nộp điện tử trừ khi cơ quan thuế yêu cầu bổ sung.

Nếu nhập sai thông tin cắt giảm nhiều người phụ thuộc thì làm sao sửa?

Người nộp thuế cần lập tờ khai điều chỉnh bổ sung, gửi lại file XML chính xác để thay thế tờ khai trước đó.

Thực hiện cắt giảm người phụ thuộc trên phần mềm HTKK năm 2025 là bước quan trọng giúp người nộp thuế, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo kê khai thuế TNCN chính xác, minh bạch và đúng quy định. Việc chủ động cập nhật thông tin không chỉ giúp tránh truy thu thuế hoặc bị phạt hành chính, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý thuế.

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế năm 2025, người nộp thuế nên thường xuyên cập nhật phiên bản HTKK mới nhất để đảm bảo thao tác trơn tru, dữ liệu đồng bộ với hệ thống Thuế điện tử eTax.

Nếu bạn là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang quan tâm, hãy cập nhật ngay quy định mới, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và đừng ngần ngại liên hệ Viện Kế Toán để được tư vấn chi tiết, tránh rủi ro và tối ưu lợi ích thuế cho công ty của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Văn phòng: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Hotline: 0916 636 419
Fanpage: Viện Kế Toán Việt Nam - www.vienketoan.vn

>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói