Lập Hóa Đơn 2025 Với Trường Hợp Cho, Biếu, Tặng, Trao Đổi, Trả Thay Lương Cho Người Lao Động

Từ ngày 01/6/2025, việc lập hóa đơn điện tử đã được cập nhật theo các quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Một trong những nội dung nổi bật là lập hóa đơn 2025 trong các trường hợp cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương – hoạt động phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong dịp lễ Tết hoặc các chương trình khuyến khích nội bộ.

1. Doanh nghiệp Có Phải Lập Hóa Đơn Với Trường Hợp Cho, Biếu, Tặng, Trao Đổi, Trả Thay Lương?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt buộc phải lập hóa đơn trong các trường hợp sau:

Dùng hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng khách hàng hoặc người lao động.
Dùng hàng hóa, dịch vụ để trao đổi với các tổ chức, cá nhân.
Sử dụng hàng hóa, dịch vụ trả thay lương cho người lao động.

Việc lập hóa đơn áp dụng dù hàng hóa, dịch vụ đó là tự sản xuất, cung ứng hay mua ngoài. Điều này nhằm minh bạch hóa hoạt động tài chính, quản lý thuế và đảm bảo quyền lợi cho người nhận.

2. Giá Tính Thuế GTGT Khi Lập Hóa Đơn Cho, Biếu, Tặng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT trong các trường hợp cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương được xác định như sau:

Là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh.
Nếu không xác định được giá cụ thể, doanh nghiệp phải áp dụng giá thị trường phổ biến, đảm bảo không thấp hơn giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại mà doanh nghiệp đang cung cấp.

Do đó, doanh nghiệp không thể để giá trị ghi trên hóa đơn là “0 đồng” hoặc chỉ ghi giá tượng trưng, mà phải phản ánh đúng giá trị tính thuế để tránh bị xử phạt về kê khai thiếu doanh thu.

3. Hóa Đơn Cho Hàng Hóa Trả Thay Lương

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tặng quà Tết, nhu yếu phẩm, phiếu mua hàng… thay cho tiền lương. Những khoản này cũng thuộc diện phải lập hóa đơn theo quy định.

Cụ thể:

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho từng phần quà, ghi rõ số lượng, giá trị, tên hàng hóa, dịch vụ.
Người lao động nhận các khoản này có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, nếu không phải là khoản miễn thuế theo quy định.

Việc lập hóa đơn đầy đủ giúp doanh nghiệp có chứng từ hạch toán chi phí hợp lý, đồng thời bảo đảm việc khấu trừ thuế đầu vào nếu hàng hóa, dịch vụ có áp dụng thuế GTGT.

4. Các Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử Năm 2025

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử hợp lệ từ ngày 01/6/2025 phải có các nội dung chính sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng thanh toán.
Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế cấp (đối với hóa đơn có mã).
Chữ ký điện tử của người bán (và của người mua nếu có).
Các khoản chiết khấu, khuyến mại, phí, lệ phí thuộc NSNN (nếu có).
Thể hiện rõ đồng tiền, chữ viết, chữ số.

Một số trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không bắt buộc có đầy đủ các nội dung, tùy theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

5. Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Từ Ngày 01/6/2025

Từ năm 2025, theo Điều 29 Nghị định 123 (sửa đổi bởi Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hầu hết doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trừ hai trường hợp:

Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, hộ cá nhân phải nộp báo cáo hàng quý, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn đã sử dụng.

Trường hợp 2: Hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố

Nếu không thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp sẽ được cấp tạm thời hóa đơn đặt in.
Trong thời gian này, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như đối với trường hợp sử dụng hóa đơn đặt in thường xuyên.

Điểm nổi bật là, đối với hóa đơn điện tử thông thường, từ năm 2025 sẽ không cần lập báo cáo định kỳ, giúp giảm đáng kể thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

6. Một Số Lưu Ý Khi Lập Hóa Đơn Cho, Biếu, Tặng, Trao Đổi, Trả Lương

Để đảm bảo lập hóa đơn đúng và không bị xử phạt, doanh nghiệp cần ghi nhớ các điểm sau:

Không được bỏ sót hóa đơn trong bất kỳ trường hợp nào có sử dụng hàng hóa, dịch vụ kể cả nội bộ.
Giá ghi trên hóa đơn phải là giá giao dịch thông thường hoặc giá thị trường tại thời điểm phát sinh.
Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ thông tin theo quy định để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc hạch toán chi phí hợp lý.
Lưu giữ đầy đủ chứng từ kế toán kèm hóa đơn, đặc biệt trong các khoản chi không bằng tiền mặt như biếu, tặng.

Kết Luận

Việc lập hóa đơn 2025 đối với trường hợp cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động là yêu cầu bắt buộc, được quy định rõ trong các văn bản pháp lý mới nhất. Đây không chỉ là nghĩa vụ về thuế mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, minh bạch tài chính, và phòng tránh rủi ro khi bị kiểm tra thuế.

Doanh nghiệp cần cập nhật sớm và thực hiện đúng quy định lập hóa đơn năm 2025, đặc biệt là các nội dung liên quan đến người lao động – để tránh vi phạm, bị truy thu hoặc xử phạt hành chính.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói