Thủ tục hoàn thuế kinh doanh trên sàn thương mại điện tử

Từ ngày 01/7/2025, các cá nhân, hộ kinh doanh hoạt động trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada... sẽ được hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong một số trường hợp cụ thể. Thủ tục này được hướng dẫn chi tiết tại Thủ tục số 4 Mục 2 Quyết định 2345/QĐ-BTC ngày 03/07/2025 của Bộ Tài chính.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình, điều kiện và cách nộp hồ sơ hoàn thuế theo quy định mới, đặc biệt dành cho những ai đang kinh doanh online qua nền tảng số.

1. Thủ tục hoàn thuế TMĐT là gì và áp dụng cho ai?

Để hiểu rõ về thủ tục hoàn thuế kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, trước tiên bạn cần xác định bản chất của khoản thuế được hoàn là gì, và những ai được áp dụng.

Thủ tục hoàn thuế là quy trình pháp lý cho phép cá nhân hoặc hộ kinh doanh online đã nộp thuế (do sàn khấu trừ hoặc tự nộp) nhưng thực tế không phát sinh nghĩa vụ thuế, được nhà nước hoàn lại phần thuế đã nộp thừa.

2. Đối tượng nào được hoàn thuế khi kinh doanh trên TMĐT?

Không phải ai bán hàng online cũng được hoàn thuế. Dưới đây là 2 nhóm đối tượng chính mà pháp luật cho phép thực hiện thủ tục hoàn thuế TMĐT:

Trường hợp 1: Đã bị khấu trừ thuế qua các sàn TMĐT có chức năng thanh toán

Nếu bạn bán hàng trên Shopee, TikTok Shop hoặc Lazada – những sàn có chức năng thanh toán, thì mỗi giao dịch đều bị khấu trừ 1% thuế GTGT và 1% TNCN.

Trường hợp doanh thu của bạn không vượt ngưỡng 100 triệu/năm, thì không thuộc diện chịu thuế. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu hoàn lại số thuế đã khấu trừ.

Trường hợp 2: Tự kê khai và nộp thuế khi sàn không khấu trừ

Đối với những nền tảng không khấu trừ thuế thay như website cá nhân, mạng xã hội, app giao dịch tự phát, người bán phải tự nộp thuế GTGT và TNCN.

Nếu sau khi nộp, bạn phát hiện doanh thu chưa đủ ngưỡng, thì có thể làm thủ tục hoàn thuế kinh doanh trên sàn thương mại điện tử tương tự như trường hợp trên.

3. Điều kiện cần thiết để được hoàn thuế TMĐT năm 2025

Việc được hoàn thuế không diễn ra tự động. Người nộp thuế cần đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Cụ thể:

• Có mã số thuế cá nhân hợp lệ.

• Doanh thu trong năm không vượt ngưỡng chịu thuế (hiện là 100 triệu đồng/năm).

• Đã nộp thuế hợp lệ (tự nộp hoặc bị sàn khấu trừ).

• Có chứng từ rõ ràng về doanh thu, giao dịch và thuế đã nộp.

• Có thiết bị, kết nối Internet và tài khoản thuế điện tử để nộp hồ sơ.

Nếu thiếu một trong các điều kiện trên, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.

4. Hồ sơ hoàn thuế TMĐT cần những gì?

Khi bắt đầu thủ tục, bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Từ năm 2025, quy trình đã được đơn giản hóa, chỉ còn các tài liệu chính như:

• Đơn đề nghị hoàn thuế: Theo mẫu 03/CNKD-TMĐT (ban hành kèm theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP).

• Bằng chứng doanh thu: Có thể là báo cáo từ sàn, bản kê đơn hàng, file Excel từ nền tảng quản lý bán hàng.

• Chứng từ thuế: Bao gồm biên lai thuế điện tử, sao kê khấu trừ do sàn cấp, hoặc xác nhận từ ngân hàng nếu tự nộp.

• Các tài liệu bổ sung khác nếu có yêu cầu cụ thể từ cơ quan thuế.

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ phải được gửi đúng định dạng file (PDF, XML, hoặc JPG) qua hệ thống thuế điện tử, không nộp giấy trực tiếp.

5. Thủ tục nộp hồ sơ hoàn thuế TMĐT: Thực hiện ở đâu?

Bắt đầu từ ngày 01/7/2025, tất cả các hồ sơ hoàn thuế TMĐT đều phải nộp trực tuyến thông qua hệ thống https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Các bước thực hiện như sau:

1. Truy cập trang web Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Đăng nhập tài khoản thuế cá nhân.

3. Chọn mục “Kê khai → Hoàn thuế điện tử”.

4. Tải lên hồ sơ hoàn thuế theo hướng dẫn.

5. Ký xác thực (qua OTP hoặc chữ ký số).

6. Nhận xác nhận hồ sơ hợp lệ từ hệ thống.

Việc nộp hồ sơ đúng quy trình giúp bạn rút ngắn thời gian xét duyệt và nhận kết quả nhanh hơn.

6. Thời gian giải quyết thủ tục hoàn thuế TMĐT mất bao lâu?

Sau khi nộp hồ sơ thành công, thời gian xử lý sẽ tùy thuộc vào từng loại hồ sơ:

Trong thời gian xử lý, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc giải trình giao dịch, bạn cần thường xuyên kiểm tra thông báo từ hệ thống.

7. Cơ quan nào xử lý và ai là người nộp?

Bạn cần gửi hồ sơ hoàn thuế đến Cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú (nơi thường trú, tạm trú, hoặc nơi đăng ký mã số thuế).

Người nộp hồ sơ:

• Chính chủ cá nhân có hoạt động kinh doanh.

• Có thể ủy quyền, nhưng phải có giấy ủy quyền hợp pháp và chữ ký số/OTP của người nộp thuế.

8. Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục hoàn thuế kinh doanh TMĐT

Doanh thu dưới 100 triệu có phải nộp thuế không?

Không. Theo quy định hiện hành, cá nhân có tổng doanh thu kinh doanh dưới 100 triệu/năm sẽ không thuộc diện chịu thuế. Nếu đã bị khấu trừ thì có quyền yêu cầu hoàn.

Tôi không có mã số thuế thì có hoàn được không?

Không. Mã số thuế là điều kiện bắt buộc để hoàn thuế. Bạn cần đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia trước khi nộp hồ sơ.

Sàn Shopee có khấu trừ thuế thay tôi không?

Có. Shopee hiện là một trong các nền tảng có chức năng thanh toán, vì vậy sẽ tự động khấu trừ và nộp thuế thay bạn hàng tháng. Bạn có thể xem chi tiết tại phần “Doanh thu” → “Chứng từ thuế” trong Seller Center.

Nếu nghỉ bán giữa năm thì có được hoàn thuế?

Có thể. Nếu bạn chỉ bán vài tháng, tổng doanh thu năm không vượt ngưỡng chịu thuế, vẫn đủ điều kiện để được hoàn lại phần thuế đã nộp.

Kết luận

Thủ tục hoàn thuế kinh doanh trên sàn thương mại điện tử không chỉ giúp bạn lấy lại phần thuế đã nộp thừa, mà còn góp phần đảm bảo quyền lợi tài chính chính đáng cho người kinh doanh nhỏ lẻ, bán hàng online qua nền tảng số.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói